Tout dans le cloud, comment devenir zéro papier

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Tout dans le cloud, comment devenir zéro papier

Je me souviens du jour où j’ai décidé de passer au zéro papier.

Je regardais fixement une pile de de factures et de relevés bancaires.

Il m’a fallu des heures, un état d’esprit impitoyable, et plus de caféine que je voudrais l’admettre, pour trier, télécharger et stocker tout en ligne. Mais une fois que j’avais fini, le résultat était un pur soulagement.

Des années plus tard, je dirige toujours mon entreprise entièrement à partir du nuage. 

Je ne préfère pas me souvenir de tout ce que j’ai gaspillé en imprimantes, cartouches d’impression et papiers, et si je suis hors du bureau pour une réunion rapide ou si je travaille d’un autre pays, je peux rechercher, partager et accéder à tous mes documents avec mes coéquipiers, mes clients et mon comptable, en quelques clics seulement.

Bien qu’il soit difficile de s’y habituer, je vous garantis que le fait de ne pas faire de paperasse vous épargnera beaucoup de temps et d’efforts tout au long de l’année. 

Peu importe si votre entreprise compte de multiples salariés ou si vous êtes un entrepreneur sans bureau, tant que vous avez un smartphone, un ordinateur portable et un accès internet, voici comment vous pouvez, vous aussi, rendre votre entreprise zéro papier.

Numériser, télécharger, déchirer

Lorsque vous commencez à numériser, télécharger et stocker des documents en ligne, c’est là que vous effectuez l’essentiel du travail.

J’utilise Dropbox pour stocker les versions scannées des cartes de visite, des reçus, des photos et des documents. 

Pour les relevés bancaires et les factures de services publics, j’utilise FileThis. L’application télécharge automatiquement ces documents dès qu’ils sont disponibles et les enregistre dans mon dossier Dropbox.

Si vous avez beaucoup à faire, le scanner ScanSnap d’Evernote peut vous faciliter la vie. Après la numérisation, il télécharge et stocke automatiquement vos documents sur votre compte Evernote. 

Vous pouvez également externaliser le processus à l’aide de Magic Envelope de Shoeboxed. Insérez simplement vos reçus dans l’enveloppe, envoyez-les, et ils vont scanner et télécharger tout pour vous.

Stockez vos photos sur Flickr

La plupart des gens ne savent pas que Flickr donne à tous les utilisateurs un téraoctet d’espace libre – cela suffit pour stocker environ 800 000 photos en ligne. 

Bien qu’il soit destiné à être utilisé comme un réseau de partage de photos publiques, je l’utilise comme un compte de stockage en ligne privé. Comment ? Au cours du processus de téléchargement, je définis simplement les paramètres de partage de mes photos sur « privé ». 

De cette façon, je suis la seule personne qui peut voir les photos, que je peux accéder et télécharger via mon ordinateur portable ou l’application smartphone Flickr.

De plus, en stockant toutes mes photos sur Flickr plutôt que dans plusieurs dossiers à travers d’autres services de stockage en nuage, je sais où sont mes images en permanence et je n’encombre pas mes autres services de stockage cloud (Dropbox, Evernote) avec des fichiers photos par définition volumineux.

Collaborer sur des documents avec Google Drive

Google Docs a été une aubaine pour mon entreprise. 

Je l’utilise pour créer et collaborer sur des documents avec des clients et d’autres membres de mon équipe.

C’est exactement comme Microsoft Office, mais il permet à plusieurs utilisateurs d’afficher, de modifier, de commenter et même de discuter simultanément dans des documents, des feuilles de calcul, des présentations PowerPoint et des formulaires. 

Oh, et les documents se sauvegardent automatiquement au fur et à mesure de toutes les modifications. Donc si mon ordinateur se bloque de façon inattendue, tout mon travail est en sécurité. Prends ça, Word.

Gérez vos finances dans le cloud

Je ne saurais trop insister là-dessus: garder mes finances hyper organisées dans le cloud a été la clé pour éliminer le stress pendant la saison des bilans. Je gère les factures via Zoho Invoices. Et j’utilise Expensify pour capturer et stocker numériquement une photo de mes reçus chaque fois que j’achète quelque chose pour mon entreprise.

Signer des documents électroniquement

Rappelez-vous quand nous avions l’habitude de signer des documents en les imprimant, en les signant, en les scannant, puis en les renvoyant par la poste ? 

Aujourd’hui, ce processus semble être une perte de temps. 

Je signe numériquement des documents directement avec l’appareil photo sur mon MacBook. Si vous utilisez un PC ou si vous avez besoin que vos clients signent des contrats numériques, Adobe Sign vous permet d’envoyer un lien vers une page sécurisée où ils peuvent signer numériquement des documents en utilisant un écran tactile et leur doigt.

Créer une bibliothèque d’entreprise en ligne

Désolé, où était rangé ce manuel de formation ? Si votre entreprise nécessite l’utilisation de documents internes, utilisez Bloomfire pour créer une bibliothèque en ligne pour votre équipe. Les employés peuvent télécharger des documents (guides, manuels, articles intéressants qui vous aident à faire votre travail) sur le compte de votre entreprise, pour que tout le monde puisse y accéder virtuellement. Dire simplement à votre employé: «Vous pouvez le trouver dans Bloomfire !» évite à tout le monde de devoir chercher longuement des documents et de les partager par mail. 

Le zéro papier exige de la discipline pour s’installer et de la volonté de maintenir, mais que vous soyez un solopreneur, mais ces efforts en valent largement la chandelle, en termes de temps gagné et d’argent économisé. Toutefois, attention aux sauvegardes.

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